บทที่ 11

ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การ

ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การ (Enterprise Resource Planning : ERP) เป็นระบบสารสนเทศที่บูรณาการงานหลักต่างๆ ขององค์การ เช่น การจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล ฯลฯ เข้าด้วยกันโดยเชื่อมโยงกันแบบเรียลไทม์ (Real Time) เพื่อตอบสนองความต้องการข้อมูลหรือสารสนเทศโดยภาพรวมและการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ

วิวัฒนาการของระบบ ERP

ต้นทศวรรษที่ 1960  วงการอุตสาหกรรมได้นำระบบการวางแผนความต้องการวัสดุ หรือ MRP (Material Requirements Planning) มาช่วยสนับสนุนการดำเนินงานเกี่ยวกับการหารายการและจำนวนวัสดุที่ต้องการตามแผนการผลิตที่วางไว้ และนำมาช่วยด้านบริหารการผลิต  ซึ่งระบบ MRP ได้รับการยอมรับว่าสามารช่วยลดระดับวัสดุคงคลังลงได้ ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออก และช่วยให้การวางแผนและการสั่งซื้อวัตถุดิบให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น ต่อมาในช่วงทศวรรษที่ 1980 ระบบการผลิตมีความซับซ้อนมากขึ้นจึงมีการขยายขอบเขตระบบ MRP จากเดิมโดยรวมเอาการวางแผนและการบริหารทรัพยากรการผลิตอื่นๆ เข้ามาในระบบด้วยและเรียกว่าระบบ MRP II (Manufacturing Resource Planning) อย่างไรก็ตามระบบ MRP II  สนับสนุนการดำเนินงานในส่วนของการผลิต ยังไม่สามารถสนับสนุนการทำงานทั้งหมดในองค์การได้ จึงมีการขยายระบบให้ครอบคลุมงานหลักทุกอย่างในองค์การจึงเป็นที่มาของระบบ ERP

กระบวนการทางธุรกิจที่สนับสนุนโดยระบบ ERP

                1. การตลาดและการขาย (Marketing and sales) การทำงานในหน้าที่นี้จะเกี่ยวข้องกับการตลาด กระบวนการสั่งซื้อ การจัดการความสัมพันธ์ของลูกค้า การสนับสนุนลูกค้า การวิเคราะห์ตลาดและการโฆษณา

                2. การจัดการเกี่ยวกับการผลิตและวัตถุดิบ (Production and Materials Management) การทำงานในส่วนนี้จะเกี่ยวข้องกับกลไกการจัดซื้อ การรับ การขนส่ง ตารางการผลิต การผลิตและการซ่อมบำรุงรักษาเครื่องจักร

                3. การบัญชีและการเงิน (Accounting and Finance) การทำงานในส่วนนี้ ได้แก่ การเงินและการบัญชี การจัดสรรและการควบคุมราคา การวางแผนและงบประมาณ การจัดการเกี่ยวกับการไหลของเงิน

                4. ทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource) การทำงานในส่วนนี้ได้แก่ ผลตอบแทน ผลกำไร การอบรมคนงาน การรับคนเข้าทำงาน

ประโยชน์และความท้าทายของระบบ ERP

-  กระบวนการบริหาร  ช่วยให้กระบวนการธุรกิจเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ยังสามารถรวบรวมข้อมูลต่างๆ ให้กับผู้บริหารได้อย่างเที่ยงตรงและเป็นปัจจุบัน ช่วยให้ผู้บริหารรับทราบข้อมูลทาการเงินซึ่งอาจอยู่ในหลายรูปแบบให้เป็นหนึ่งเดียวกันโดยการใช้ระบบเดียวกัน ทำให้ผู้บริหารทราบผลการดำเนินงานและตรวจสอบสถานการณ์ดำเนินงานโดยรวมขององค์การ และสามารถตัดสินใจด้านการบริหารได้อย่างทันท่วงทีและมีประสิทธิภาพมาขึ้น

-  เทคโนโลยีพื้นฐาน  ระบบ ERP ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่างๆ ที่กระจัดกระจายเข้าด้วยกันเสมือนเป็นระบบเดียวกันทั้งองค์การ

-  กระบวนการทำงานที่รวดเร็ว    การบูรณาการงานหลักต่างๆ ขององค์การเข้าด้วยกันช่วยให้ประสานการทำงานได้ทั่วทั้งองค์การทำให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น สามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

ความท้าท้าย

                การนำเอาระบบ ERP การติดตั้งและใช้งาน (Implementation) เพื่อเป็นระบบสารสนเทศหลักขององค์การเป็นเรื่องที่ยาก ต้องใช้เวลาและเงินลงทุนสูงมาก บางครั้งองค์การอาจต้องปรับซอฟแวร์ ERP (Customization) เพื่อให้เข้ากับรูปแบบการทำงานขององค์การ รวมถึงต้องใช้ความพยายามในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินธุรกิจและเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมการทำงานภายในองค์การ

1.  การเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินธุรกิจและวัฒนธรรมการทำงานภายในองค์การ

2.  การบริหารโครงการระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ละค่าใช้จ่ายในตอนเริ่มต้นที่สูง

3.  ความไม่ยืดหยุ่นในการปรับซอฟแวร์

ขั้นตอนการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์การ

                1.  การศึกษาและวางแนวคิด

                2.   การวางแผนนำระบบมาใช้ 

                3.  การพัฒนาระบบ 

                4.   การใช้งานและปรับเพิ่มความสามารถ

                5.  การประเมินผลการใช้งาน

                6.  ปรับปรุงหรือพัฒนาเพิ่มเติม

โครงสร้างของซอฟแวร์ ERP

1.  ซอฟต์แวร์โมดูล (Business Application Software Module) ได้แก่โมดูลที่ทำหน้าที่ในงานหลักขององค์การ ซึ่งแต่ละโมดูลนอกจากจะทำงานเฉพาะในแต่ละโมดูลนั้นๆ แล้วยังสามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกันได้

2.  ฐานข้อมูลรวม (Integrated Database) ซอฟต์แวร์โมดูลทุกโมดูลสามารถเข้าถึง (Access) ฐานข้อมูลรวมได้โดยตรงและสามารถใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลรวมนี้ร่วมกันได้

3.  ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการ (System Administration Utility) เป็นส่วนสนับสนุนการบริหารจัดการระบบ เช่น การคัดลอกสำเนา การลงทะเบียน และกำหนดสิทธิผู้ใช้งาน

4.  ระบบสนับสนุนการพัฒนาและการปรับเปลี่ยน (Development and Customization) เป็นส่วนสนับสนุนการพัฒนาหรือการปรับเปลี่ยนบางงานให้เข้ากับการทำงานขององค์การ

ปัจจัยในการพิจารณาตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์ ERP

1.  การพิจารณาว่าจะใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปหรือไม่

                2.  ฟังก์ชันของ ERP สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และความต้องการ ในการนำมาใช้งานขององค์การ

                3.  ความยืดหยุ่นในการปรับแก้ซอฟต์แวร์  (Customization)

                4.  ต้นทุนในการเป็นเจ้าของระบบ ERP (Cost of Ownership)

5.  การบำรุงรักษาระบบ 

6.  รองรับการทำงานหรือเทคโนโลยีในอนาคต

7.  ความสามารถของผู้ขาย (Vendor) ซอฟต์แวร์

การขยายขีดความสามารถของระบบ ERP และระบบเครือข่ายอุตสาหกรรม

                การขยายขีดความสามารถของ ERP (Extended ERP) คือมีการขยายฟังก์ชันการทำงาน ERP ให้มีการบูรณาการกับซอฟต์แวร์อื่นๆ เช่น

                1)  ระบบการบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM)

                2)  การบริหารห่วงโซ่อุปทาน (SCM)

                3)  การพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-Commerce) ฯลฯ

                ทำให้ ERP และซอฟต์แวร์เหล่านี้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้และเป็นการบูรณาการที่มี ERP เป็นฐาน นอกจากนั้นยังมีการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตและเว็บแอปพลิเคช่น (Web Application) เพื่อเชื่อมต่อระว่างกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์การเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจภายนอกองค์การ

กรณีศึกษา : โซ่อุปทานของบริษัทเชฟรอน เทคซาโก

1. ระบบที่ใช้ในบริษัทเชฟรอน เทคซาโก จัดว่าเป็นระบบบริหารทรัพยากรองค์การแบบขยายขีดความสามารถ (Extended ERP) อย่างไร ให้อธิบายพร้อมยกตัวอย่างจากกรณีศึกษาประกอบ

ตอบ =   การขยายขีดความสามารถ (Extended ERP) คือมีการขยายฟังก์ชันการทำงานของ ERP ให้มีการบูรณาการกับซอฟต์แวร์อื่นๆ  ทางบริษัทได้นำระบบ SAP ทำงานคู่กับซอฟต์แวร์ประยุทกต์ซึ่งบันทึกข้อมูลแบบเรียลไทม์ (Real time) ณ.สถานีก๊าซ รวมทั้งสนับสนุนการวางแผนระบบสาสนเทศในอนาคต

2. ประโยชน์ที่ทางบริษัทเชฟรอน เทคซาโกได้รับหลังจากการเปลี่ยนระบบมีอะไรบ้าง จงอธิบาย

ตอบ =    1.  บริษัทมีผลกำไรมากขึ้น

                2.  สามารถวางแผนหรือทำนายความต้องการล่วงหน้าอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

                3.  ทำให้สถานีต่างๆ ไม่ขาดแคลนก๊าซ

                4.  บริษัทมีความเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจแบบก้าวกระโดด

5.  สามารถลดระยะเวลาในการตัดสินใจ + การทำงาน

6.  บริษัทสามารถลดค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาสินค้า

3. ท่านจะเสนอแนะแนวทางในการนำระบบ ERP มาใช้ปฏิรูปองค์การธุรกิจได้อย่างไรบ้าง

ตอบ =    1.  การศึกษาและวางแนวคิด พิจารณาว่า องค์การต้องการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานหรือไม่ และจำเป็นต้องนำระบบมาใช้เพื่ออะไร

2.  การวางแผนนำระบบมาใช้ ต้องมีเป้าหมายและขอบข่ายของการนำระบบมาใช้โดยต้องผ่านการอนุมัติจากผู้บริหารก่อน

3.  การพัฒนาระบบ ว่าระยะเวลาในการพัฒนาระบบต้องมีการระบุ เป้าหมาย พร้อมสำรวจว่าปัจจุบันต้องปรับปรุง หรือเปลี่ยนแปลงอย่างไร

4.  การนำระบบมาใช้งานต้องประเมินผล เพื่อสามารถนำข้อมูลมาแก้ไขและขยายขีดความสามารถให้กับ ระบบได้อย่างเหมาะสม